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一、項目背景
據國家檔案局統計數據，截止2008年，全國檔案庫房面積為285.6萬平方米，而保存的檔案則有25284.5萬卷;還有各類聲像檔案、以磁盤光盤為載體的電子檔案、縮微膠片檔案等。而且每年各地檔案庫房還承擔著大量的檔案進館儲存任務，絕大部分檔案庫房已接近飽和。因此如何更加高效的利用有限的檔案庫房資源，最大限度開發已有檔案庫房的保管能力，節約檔案庫房建設資金，成為各級檔案部門迫切需要解決的問題。另一方面，近些年隨著檔案寄存中心在各地的興起，檔案高密度存儲直接關系到寄存中心的經濟效益和社會效應。
二、項目描述
國家檔案館為市人民政府直屬事業單位，是集中永久保管市級黨政機關、團體和企事業單位檔案資料的基地和市級愛國主義教育基地，是政府公開信息查閱場所和社會各方面利用檔案資料的中心。
目前，經過三年多的建設，擁有便捷自助借還系統和精確查找定位導航系統的國家圖書館暨國家數字圖書館正式開館接待讀者。無線射頻技術在檔案系統的成功應用，必將使實物檔案的管理趨于簡單化、自動化、有序化、科學化將提高整個檔案智能化管理水平。
三、項目建設目標
將無線射頻技術應用到高密度智能化檔案管理領域中，充分利用自動化庫房的優勢和無線射頻技術諸多優點，實現庫房信息管理自動化和檔案入出庫作業的自動化，為提高檔案的流通效率發揮重要的作用。國內外各個行業采用自動化倉庫的情況己經充分證明，使用自動化立體倉庫能夠產生巨大的社會效益和經濟效益。
實現檔案資料智能管理信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業務，對檔案流通進行動態的管理，系統通過RFID作為信息載體，對每個檔案流通的每個環節進行數據采集和監控，實現檔案業務辦理的自動化，從而取代傳統的紙質工作流程。提高檔案管理整體的業務管理能力、減少差錯率,實現數據共享、提高對檔案管理的效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動強度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務水平，提升管理的綜合實力。
目前將無線射頻技術應用到高密度智能化檔案庫在檔案系統運用較少，積累的經驗不多，無線射頻技術結合高密度智能化檔案庫可在理論和實踐中為檔案的高密度智能儲存做有益的探索，無論是從理論上，還是在實踐中，都是一個飛躍。
四、 RFID技術在檔案管理的應用
1. 非接觸方式進行數據采集
RFID技術極大地增強了管理者對庫區存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標簽的檔案盒在閱讀器前經過，就可以讀取芯片中存儲的數據。不怕油漬、灰塵污染等惡劣環境，能在惡劣環境下工作。不像條碼、磁卡等介質，如果表面不整潔就無法準確試讀。
2. 標簽信息容量大，使用壽命長
和傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質相比，RFID標簽可存儲的數據量大大增加，1K甚至8K的容量，可以存儲更多的信息，對于檔案管理應用，完全可以將檔案的基本信息和借閱記錄寫入芯片中進行存儲。
3. 安全性高
標簽的數據存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。
4. 抗污染性能強和耐久性
傳統條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損;RFID標簽是將數據存在芯片中，因此可以免受污損。
5. 體積小型化、形狀多樣化
RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質。此外RFID標簽更可往小型化與多樣形態發展，以應用于不同檔案。
6. 穿透性強和無屏障閱讀
在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。
7. 防盜
標簽可以配合門型通道天線，有效實現防盜功能，很好地防止檔案丟失，實現非法取走報警功能。
8. 可適應消毒、防蟲等環節
RFID標簽可適應檔案管理常規的消毒、高低溫殺蟲等環境，不會導致標簽內儲存的數據丟失。
五、RFID檔案管理系統
1. 系統整體架構規劃
本系統是采用模塊化組件式進行設計，采用三層結構系統。可以根據實際需要進行搭配使用。三層結構分別為：數據提供層：數據提供層主要由兩個子系統組成，檔案庫子系統和查詢大廳子系統。業務邏輯層：業務邏輯層包括數據庫服務器系統和業務邏輯服務器兩個部分。用于數據的存取和業務邏輯的處理。外部接口層：該層由WEB應用服務器、中間件服務器以及目錄服務器組成。每個服務器都可以根據需要進行部署，服務器彼此獨立。本層提供外部應用訪問的接口和外部系統對接的接口。實現更多的應用支持和系統間對接的支持。
2. 系統網絡圖規劃
⑴ 檔案庫系統架構規劃
檔案庫子系統在整個系統中承擔數據提供者和操作信息分發執行者的角色。檔案庫子系統采用模塊化進行設計，可以根據用戶的需要進行配置。倉庫終端系統主要由庫房的管理終端、移動終端、RFID標簽、RFID讀寫器和通信網絡組成，提供RFID數據采集、操作指示、倉庫管理等功能。其系統架構如下圖所示：
⑵ 庫房管理終端
庫房管理終端是檔案庫子系統的核心。與業務邏輯服務器進行通信，接收業務邏輯服務器下發的的操作指令和數據，并把操作指令和數據分解下發到移動終端，接收移動終端的反饋信息并告知業務邏輯服務器。實現下屬模塊的控制，配合業務邏輯服務器實現系統之間的聯動。
⑶ 移動終端
移動終端通過無線網絡連接到庫房管理終端，接收管理終端下發的操作信息，并確認和反饋操作結果到管理終端;在需要生成新的RFID標簽時，移動終端可以根據系統中提供的信息生成新的RFID標簽。
⑷ RFID讀寫設備
該讀寫設備主要是指安裝在庫房進出通道兩側，用于掃描識別進出庫房物品的RFID標簽數據信息的設備。RFID讀寫器完成檔案數據進出倉庫的數據的讀取采集，并把采集到的數據傳送到管理終端。
⑸ 視頻監控系統
視頻監控系統以視頻的方式記錄倉庫區域的各種活動。在本系統中支持與視頻監控系統對接，控制視頻監控系統實時記錄檔案、人員進出倉庫，存放、盤點、查閱等操作過程。
⑹ 門禁系統
門禁系統用于倉庫人員進出的管理以及貴重品庫房的訪問管理。在倉庫的進出門內外分別安裝進入讀卡器和退出讀卡器，實現雙向刷卡鑒權和人員信息登記。對于機密庫房可以采用多卡模式或者N+1訪問模式，提供更高等級的訪問控制。檔案庫大門安裝兩對RFID固定式讀寫設備、兩對紅外對射設備。為了檔案庫的美觀性，設備采用嵌入門框方式進行安裝。安裝示意圖如下：
⑺ 環境監控系統
本方案中集成環境監控功能，可以實時監控倉庫的溫度、濕度、震動等信息，并根據設定門限進行告警提示，有效改善庫房的環境。
⑻ 周邊防護系統
為了提高庫房的安全性，防止未授權人員非法進出庫房，在庫房進出口部署紅外對射等周邊防護設施。當有非法進出時，可以聯動視頻監控系統進行監控，并產生報警。
⑼ 查詢大廳子系統
由查詢工作站、自助查詢終端、LED顯示屏組成，部署于檔案查詢大廳，用于檔案管理人員和查詢人員的交互工作。查詢工作站用于檔案信息的查詢檢索;自助查詢終端提供自助查詢功能和排隊機的功能;LED顯示屏顯示系統提示信息和各檔案的檢索操作進度等信息。
⑽ LED顯示屏
在庫房外配置LED顯示屏，用于顯示所對應庫房的環境情況、存儲情況、訪問信息等數據，有助于加強庫房的管理。
⑾ 短信系統
非法帶出提醒：對非法帶出檔案時系統自動發送短信提醒工作人員及相關領導，工作人員可高效的攔截。
借閱、借調預期提醒：對借閱，借調要到期未歸還檔案的系統自動發送短信提醒借閱、借調人員及檔案工作人員。(預期時間為可配置如離到期前一天，前兩天等)
借閱、借調到期提醒：對借閱，借調到期未歸還檔案的系統自動發送短信提醒借閱、借調人員及檔案工作人員和相關領導。
六、系統工作流程
1. 檔案入館
⑴ 接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統，錄入的數據包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內容摘要等。通過RFID電子標簽打印機打印出一張電子標簽，同時將檔案信息寫入電子標簽芯片中。電子標簽粘貼至檔案盒表面，標簽外表印有檔案名稱、編號、類別、密級等基本信息。
⑵ 粘貼好電子標簽的檔案送至保管處進行存放。存放前，保管處工作人員通過RFID讀卡器對檔案電子標簽進行掃描，登記入庫時間并設置具體的存放位置，從而在系統中建立檔案的入庫記錄。
2. 檔案借閱
⑴ 借閱申請
在利用大廳安裝自助檔案信息查詢機，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過查詢機打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息(名稱和編碼)，同時，小票上也印有業務辦理的順序號，即查詢機也具有業務辦理自動排號的功能。
⑵ 借閱登記
借閱人出示相關證件和借閱小票，利用大廳操作員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息，確定后提交借閱申請記錄;對于某些必須要領導審批的檔案，檔案館領導可以通過軟件進行在線審批，審批后借閱審計記錄生效。
⑶ 檔案查找
每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統，一旦有新的借閱申請，系統會自動將記錄顯示在計算機屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號、存放位置等，工作人員按照申請記錄進行檔案查找。
查找完成后，工作人員必須通過讀卡器對電子標簽進行掃描，完成檔案出庫登記，系統中記錄檔案出庫時間、出庫檔案編號。
⑷ 檔案借出
保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶前，必須在系統中進行電子標簽掃描登記，記錄借出時間和檔案編號。
3. 檔案歸還
⑴ 用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標簽，登記歸還時間和檔案編號，完成歸還登記。若用戶超過指定的查閱時間，系統會自動提醒;
⑵ 保管處工作人員將檔案放回指定存放地點前，要進行電子標簽掃描登記，登記入庫時間，完成登記后，檔案變成入庫狀態
4. 檔案防盜
所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經檔案管理信息系統發出出庫指令而異常離開庫位，監控模塊會激活警報模塊發出異常情況警報，以防止檔案被毀、被盜等。
5. 檔案查詢管理
⑴ 自助終端查詢
自助終端查詢主要提供給外來訪問人員查詢。一般情況下，在檔案大廳安置有一定的供其他人員進行檔案信息查詢的自助查詢設備，通過該查詢終端設備，訪問人員可以根據自己的權限和需求查詢相應的檔案庫資料信息。
⑵ 網絡化的系統查詢
網絡化的系統查詢主要提提供給領導級別或管理者的查詢者。通過網絡化的系統查詢，能夠對檔案所有業務數據進行實時查詢和統計分析。包括：檔案數量、檔案利用率分析、借閱明細查詢等。為管理者提供管理的依據，并實現對基層工作情況的在線監控。
6. 檔案銷毀提醒
檔案的價值具有時間效應，對于失去存檔價值的檔案需要進行銷毀處理，以減輕對檔案管理資源的占用。當檔案在入館時，將保管期限寫入RFID標簽并存儲于中心數據庫中。在保管過程中，當有檔案達到保管期限時，軟件將自動跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續保管處理。
7. 檔案盤點管理
采用RFID技術進行檔案資料的盤點，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點工作變成一項簡單快速的工作。檔案管理系統發出盤點指令，庫房管理終端發送盤點指令到移動終端，庫房管理員根據移動終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標簽信息，完成一個檔案格的盤點操作，依次進行直到完成所有檔案的盤點操作。
8. 檔案環境監測管理
檔案管理的環境也是極其重要的，由于大多數珍貴富有價值的原件檔案資料均采用紙質的介質保存方式，在一定程度上不可避免的受到保存環境的影響，包括灰塵、光線、濕度、溫度等影響因素，其中環境溫度和濕度的影響較為突出。
為了確保被保存的檔案資料能夠完整無損的保護好，采用室內環境監測控制系統實現檔案資料室的環境指標要求，即溫度和濕度監控系統。
七、 項目建設特點
1. 先進的RFID技術
本系統采用當前最先進的RFID技術進行構建。RFID具有讀取方便快捷、高速識別、批量識別、穿透性強、數據容量大、使用壽命長、安全性高等眾多優點，是物聯網行業的核心技術，是未來的發展方向和趨勢。
2. 組件式軟件系統
軟件系統架構采用模塊化組件式結構進行搭建，提高系統的可擴展性和可剪裁性。可以提供高彈性的業務擴充需求和精簡的業務需求。提高軟件系統的應用范圍，同時滿足大小客戶的不同應用需求。
3. 系統級聯部署
系統使用獨立的目錄服務器，根據該服務器的數據，可以把各自獨立的檔案系統進行組合級聯，形成一套國家級的檔案系統。實現整個系統內數據和檔案的一體化查詢。
4. 高安全檔案管理
本系統提供高安全的檔案管理。在系統中綜合運用高級門禁系統(多卡開門模式、N+1卡模式等)、視頻監控聯動、環境監控、紅外區域防護技術以及先進的RFID技術實現對檔案的保存和存取的多重防護，確保檔案的存儲和進出安全。對于更高安全級別的檔案可以設置機密庫房，實現更高的訪問安全控制。
5. 精準的定位檢索
在先進的RFID技術基礎上，配合先進的軟件系統算法和硬件部署，可以支持對檔案的多種檢索，并實現快速精準的定位。從而實現高效的檔案檢索、存取，提高檔案的可管理性，提高工作效率。
6. 高效的檔案存取
在精確的檔案定位基礎上，基于RFID的技術優勢(高識別速度、穿透性識別等)，可以實現批量檔案的存取。在進出檔案庫時，實現堆垛掃描，極大的提高檔案的存取效率。
7. 檔案生命周期管理
很多檔案都具有一定的保存期限(如代管業務檔案)，本系統支持對檔案的生命周期的管理，可以記錄檔案的保存起止時間并及時提醒到期的檔案，釋放檔案存儲空間。
8. 一體化聯動
本系統支持門禁、視頻監控、環境監控、周邊防護、LED公告顯示、短信提醒等系統的一體化聯動，從而使得這些獨立的系統互相配合工作，實現最大化的功能應用。提供對整個檔案館安防、環境監控、信息公示、短信提醒等的一體化解決方案。
9. 信息公示
通過在檔案查閱大廳設置LED公告顯示屏，顯示檔案查詢者所查詢的檔案當前所處的狀態、檢索進度等信息，方便檔案查詢者了解查詢情況，提高查詢者滿意度。通過在檔案庫設置小型LED顯示屏，顯示庫存、庫房訪問者、環境等信息，提高檔案庫的可管理性。
10. 短信提醒
非法帶出提醒：對非法帶出檔案時系統自動發送短信提醒工作人員及相關領導，工作人員可高效的攔截。
借閱、借調預期提醒：對借閱，借調要到期未歸還檔案的系統自動發送短信提醒借閱、借調人員及檔案工作人員。(預期時間為可配置如離到期前一天，前兩天等)
借閱、借調到期提醒：對借閱，借調到期未歸還檔案的系統自動發送短信提醒借閱、借調人員及檔案工作人員和相關領導。
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